5 Ventajas de externalizar la gestión documental

tecnico CAE

5 Ventajas de externalizar la gestión documental

Con la publicación del Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales se trata los distintos supuestos en los cuales es necesaria la coordinación de actividades empresariales y se establecen los medios, buscando siempre un adecuado equilibrio entre seguridad y salud de los trabajadores.

¿Cuándo es necesario realizar una coordinación de actividades empresariales?

  • Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo.
  • Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un centro de trabajo del que un empresario es titular.
  • Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un centro de trabajo cuando existe un empresario principal.

Cuando se produce alguna de las situaciones anteriores, estaremos en una situación de coordinación de actividades empresariales y surgen nuevas tareas a las que enfrentarnos. Entre estas nuevas tareas, resulta interesante separar aquellas que a la empresa o en caso más particular a un coordinador/a de Seguridad y Salud o coordinador/a de prevención le aporta más valor y aquellas que aportan menos valor. Para dar solución a esta problemática surge la oportunidad de apoyarnos en herramientas tecnológicas que se encuentran en el mercado y que nos será de gran ayuda para llevar a cabo una prevención eficaz.

5 principales ventajas que puede suponer para mi empresa la utilización de un software CAE.

  1. Control: Controlar todas aquellas empresas, máquinas y empleados que se encuentren en un centro de trabajo en tiempo real. De esta forma no solo se analizan quién se encuentra en un centro, sino que permite la comprobación de todos aquellos documentos solicitados.
    En este aspecto, resulta interesante mencionar que nuestra empresa ha puesto el foco en la innovación y es por ello que somos actualmente la única plataforma en el mercado capaz de controlar diariamente el alta en la seguridad social de los empleados.
  2. Ganamos tranquilidad, ahorramos tiempo: Una tarea fundamental en la prevención es la verificación de documentación para llevar a cabo la homologación de una empresa. Realizar esta tarea nos supone una carga importante de tiempo.
    En MetaContratas contamos con un servicio de técnicos profesionales expertos en materia de coordinación de actividades empresariales que aportarán valor a su empresa mediante la gestión documental y con soporte telefónico tanto para clientes, como subcontratas. De esta forma seremos nosotros los que prestaremos el asesoramiento en materia documental. 

    Además, es interesante realizar un enfoque desde los costes ocultos en este aspecto, dado que, si mi empresa se va a beneficiar de un ahorro de tiempo, eso permitirá dedicar más tiempo a aquellas tareas que más valor aportan a la empresa lo que a su vez repercute de manera positiva en un mayor beneficio para mi empresa.

  1. Control de acceso integrado: Desde MetaContratas, hemos apostado por la innovación, lo que nos ha permitido desarrollar de manera integrada un software de control de acceso vinculado a la gestión documental lo que proporciona beneficios a nivel organizacional y de gestión.La idoneidad de un acceso a un centro de trabajo vendrá marcada por la situación del empleado previamente en el sistema. Con esto logramos por ejemplo que un empleado no pueda acceder a un centro de trabajo si no tiene la formación correspondiente a su puesto de trabajo. Hay que añadir que también se permite el control de qué personal está en determinado centro en tiempo real.
  2. Organización y centralización: Se ha dado solución a aquellas empresas con múltiples centros de trabajo, de forma que para cada centro podremos gestionar empleados, máquinas y empresas, así la información que obtendremos será mucho más precisa. Además, hay que tener en cuenta que el intercambio de documentación se mantiene siempre en la base de datos, la preservación de documentos es total y sin límite de espacio, de esta forma podremos acceder a cualquier documento requerido con un solo clic.
  3. Coordinación eficaz: Lo lograremos con los beneficios anteriormente mencionados, puesto que serán beneficios que funcionan como complementarios a la labor de un coordinador/a de prevención o de Seguridad y Salud.

Desde MetaContratas nos hemos posicionado junto a nuestros clientes y hemos desarrollado las herramientas que mayor valor aportan para que así, empresas, administraciones u organizaciones puedan integrar este sistema y lograr una propuesta de valor dado que cuenta con la ventaja de adaptación a cada empresa para así atender las necesidades particulares de cada una.

Bibliografía:

https://copimar.net/5-beneficios-la-gestion-documental/

https://www.coordinacionempresarial.com/externalizacion-de-la-gestion-documental/

https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/beneficios-software-gestion-documental

https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/el-outsourcing-tecnologico-externalizar-la-gestion-de-la-tecnologia/

https://prevencionar.com/2018/06/21/externalizacion-cae-procedimiento-prl/

https://www.coordinacionempresarial.com/deberes-coordinacion-de-actividades-empresariales/

https://acciopreventiva.com/indicadores-plan-prevencion/

https://www.prevencionintegral.com/comunidad/blog/upcplus/2018/03/19/tres-tipos-indices-para-valorar-gestion-por-costes-en-prevencion

https://www.insst.es/el-instituto

https://prl.ceoe.es/wp-content/uploads/2018/09/Estudio-Te%CC%81cnico-para-la-aplicacio%CC%81n-pra%CC%81ctica-de-la-coordinacio%CC%81n-de-actividades-empresariales.-DEFINITIVO-SECURIZADO-1.pdf

https://www.oficemen.com/wp-content/uploads/2017/05/Guia-PRL-capitulos-26-a-final.pdf

Autor:

Serban Iordache, Técnico PRL en MetaContratas.



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