Qu'est-ce que MetaContratas ?

Qu’est-ce que MetaContratas ?

 

C’est une application web facilitant grandement la gestion de toute la documentation liée à la sous-traitance (entreprises, travailleurs, machines, etc.) et permettant de garder un contrôle absolu sur tous les documents nécessaires pendant la coordination d’entreprises :
  • Documents associés à la prévention des risques professionnels
  • Sécurité sociale
  • Fisc, etc.

Conçue pour tous types de contextes

Conçue pour tous types de contextes

Scénario 1

Dans ce contexte, l’entrepreneur gére l’application et établit tous les documents qu’il sollicite aux sous-traitants.

Scénario 2

Dans ce contexte, l’entreprise sous-traitant est le gérant de l’application.

Scénario 3

Ce contexte survient de la rélation entre plusieurs entrepreneurs et plusieurs sous-traitants.

On peut accéder à l'information en tout lieu de travail ou œuvre ?

On peut accéder à l’information en tout lieu de travail ou œuvre ?

Oui. C’est une application web SaaS (Software as a Service), donc vous pouvez accéder de quelque œuvre ou lieu de travail avec connexion Internet. MetaContratas est conçue pour :

  • Entreprises avec un lieu de travail
  • Entreprises avec plusieurs lieux de travail
  • Groupe d’entreprises, chaqu’un avec ses lieux de travail propres

L’information est disponible instantanément, sachant si un travailleur est autorisé à accéder au lieu de travail.

Qui entre l'information dans MetaContratas ?

Qui entre l’information dans MetaContratas ?

Il y a beaucoup d’options disponibles selon le scénario et les décisions les plus convenables. L’information peut être entrée par les sous-traitants, l’entreprise principale ou même une troisième entreprise qui gére toute la documentation.

Il existe aussi une solution mixte : certes sous-traitants entrent la documentation directement et d’autres l’envoient à l’entreprise principale ou administrateur pour qu’ils entrent cette documentation.

Quel que soit le mode, le résultat final est en tout cas une base de données avec toute la documentation centralisée et accessible de quelque lieu de travail ou œuvre de l’entreprise principale.

Tous les utilisateurs ont les mêmes autorisations ?

Tous les utilisateurs ont les mêmes autorisations ?

NON. Dans l’application, il peut y avoir plusieurs types d’utilisateurs, chaqu’un avec différents privilèges et autorisations selon qu’est-ce qu’ils peuvent faire, sur quels lieux de travail ils peuvent agir, sur quels documents (vous pouvez configurer l’application pour que l’utilisateur voie seulement les documents associés à son département). En plus, chaque utilisateur peut avoir leur propre langue d’accès.

Utilisateurs de l’entreprise gérant
Des profils pourraient être créés selon les besoins de chaque département (Prévention, Contrôle d’Accès, Achats, etc.)
Utilisateurs d’entreprises sous-traitées
Dans ce cas, chaque utilisateur peut accéder et modifier seulement les travailleurs et machines de leur prope entreprise
Utilisateurs d’entrepreneurs clients
Cet utilisateur seulement a accès de consultation afin de voir toute l’information concernant leur entreprise
Langues disponibles
Espagnol – Catalan – Euskera – Anglais – Portugais – Français – Italien – Roumain – Polonais

Comment peut les clients, entrepreneurs principaux, etc., accéder à l'information et documents ?

Comment peut les clients, entrepreneurs principaux, etc., accéder à l’information et documents ?

Si une entrepreneur n’est pas le gérant de l’application (p. ex. une agence d’intérim ayant beacoup de clients entrepreneurs), il y a deux manières de les envoyer l’information et documentation :

1

Faciliter un utilisateur pour qu’ils puissent consulter directement l’information et documentation de travailleurs et machines.

Évidemment, ils ne pourraient accéder qu’à la documentation qui leur concerne.

2
Exporter l’information et documents nécessaires avec notre outil d’exportation. Une feuille de calcul Excel avec une liste d’entreprises et travailleurs est obtenue, toute information sur l’état de leur documentation basée sur couleurs.
Les documents pourraient être liés à la feuille de calcul Excel pour se visualiser sans nécessairement accéder à la plate-forme.

Quels documents peuvent être gérés ?

Quels documents peuvent être gérés ?

L’entrepreneur peut établir tous les documents à requérir. Le gérant établira une durée de validité et un délai de préavis pour chaque document. L’application sera chargée d’envoyer automatiquement un courriel au sous-traitant quand un documentsur le point d’expirer en fonction des jours de préavis établis pour chaque document.

Les documents peuvent faire référence à entreprises, travailleurs ou machines et véhicules, et peuvent porter sur Prévention des Risques professionnels, Sécurité sociale ou quelque autre document administratif ou technique.

L'information gérée au niveau de sous-traitant ou de travailleur ?

L’information gérée est au niveau de sous-traitant ou de travailleur ?

L’information est gérée sur les deux niveaux. Avec MetaContratas, vous pouvez connaître toute la documentation requise par l’entrepreneur et si cette documentation est remise, ainsi que connaître de manière détaillée les documents à présenter par chaque travailleur et/ou machine sous-traités.

Les documents disponibles et validés s’affichent en vert
Les documents à valider par l’entrepreneur s’affichent en orange
Les documents manquant ou expirés s’affichent en rouge

Tous les travailleurs doivent charger la même documentation ?

Tous les travailleurs doivent charger la même documentation ?

NON. Dans MetaContratas, des « situations spéciales » peuvent être établies pour celles activités requérant de documentation supplémentaire: la fréquence d’accès aux entreprises selon le risque de travails à réaliser ou aux travailleurs selon poste de travail (grutier, travail en hauteur, selon d’autres circonstances, travailleurs indépendants, étrangers, etc.)

Il sera demandé à un travailleur tous les documents requis de manière générique au reste de travailleurs de son entreprise, en plus de ceux qui le sont requis s’ils remplissent une ou plus situations spéciales.
Situation spéciale Document réquis
Travailleur indépendant Facture indépendant
Travailleur étranger Permis de séjour
Grutier Permis de grutier
Conducteur de chariot élévateur Permis de chariot élévateur
Chef Permis de manipulateur des aliments

L'entrepreneur, peut-il envoyer d'information aux sous-traitants ?

L’entrepreneur, peut-il envoyer d’information aux sous-traitants ?

Oui. Il existe une fonction où l’entrepreneur charge les documents à donner aux sous-traitants pour qu’ils puissent les télécharger depuis l’application. Ces documents puvent être génériques ou spécifiques d’un lieu de travail ou œuvre (p. ex. Plan de sécurité et santé par lieu de travail, vidéos, etc.)

Ainsi, la documentation à livrer aux sous-traitants sera disposée dans un lieu centralisé.

Les documents peuvent être de n’importe quel type ou format.

APP pour smartphones

APP pour smartphones

MetaContratas dispose aussi de leur propre application sur Android (IOS en développement), avec nombreuses d’avantages comme :

– Scan de code QR pour le contrôle d’accès : Vous saura si un utilisateur a toute la documentation en règle et validée en OK en scannant un code QR. Évitez des problèmes ; ainsi, tous les travailleurs dans les différents lieux de travail auront leur documentation mise à jour et en règle.

– Recherche vocale : Cherchez un travailleur en disant son nom, pas de problèmes si vous portez de gants à taper dans votre portable !

– Téléchargement des documents dans ton portable : Téléchargez les documents dans votre tablette ou smartphone.

Différences entre MetaContratas et d'autres applications CAE

Différences entre MetaContratas et d’autres applications CAE

Il dissimule d’information excessive dans documents officiels
Possibilité de définir les données supplémentaires (métadonnées) sur quelque type de document
Il affiche les documents sans les télécharger
Nous signos un contrat de RGPD avec tous les entreprises sous-traitants
Chargement automatique de documentation dans le site (metabuzon)
Possibilité d’installer l’application dans les serveurs du client
Obtention de feuille de calcul avec tous les documents y joints
Propre application pour smartphones et tablettes

Migration gratuite

Migration gratuite

Nous vous facilitons la migration à notre plate-forme

Si vous nous fourni ou laissez sous une forme accesible les documents et l’information de l’autre plate-forme informatique, nous fairons la migration gratuitement en vous laissant l’application 100 % fonctionnelle.

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