13/01/2025
La coordinación de actividades empresariales (CAE) ha sido uno de los grandes focos de atención en 2025, un año marcado por la consolidación de criterios técnicos, el refuerzo del control documental y una mayor alineación con las directrices del INSST. Para empresas, servicios de prevención y profesionales de PRL, 2025 ha supuesto un punto de inflexión: menos improvisación y más sistema.
En este artículo repasamos qué ha significado la CAE en 2025, cómo han evolucionado conceptos clave como el ITA diario y la validación documental, y cerramos con una mirada a lo que nos espera en 2026.
CAE 2025: un año de madurez normativa y operativa
Hablar de CAE 2025 es hablar de consolidación. No se han producido grandes cambios legislativos, pero sí una interpretación más exigente y homogénea de la normativa existente, especialmente del RD 171/2004.
El INSST ha reforzado durante 2025 varios mensajes clave:
- La CAE no es solo intercambio de documentos, sino gestión real de riesgos concurrentes.
- La empresa titular y la principal deben asumir un rol activo y verificable.
- La trazabilidad documental y operativa es imprescindible ante cualquier inspección o investigación de accidente.
En la práctica, esto ha llevado a muchas organizaciones a revisar y profesionalizar sus procesos de coordinación.
ITA diario: el gran protagonista operativo de 2025
El ITA diario (Informe de Trabajadores en Alta) se ha consolidado en 2025 como una de las herramientas más eficaces para la CAE en entornos dinámicos y que previene cuantiosas sanciones por incumplimiento.
Su importancia radica en que permite:
- Documentación veraz: documentos obtenidos directamente de la Seguridad Social, evitando fraudes y suplantaciones.
- Información actualizada: consulta diaria del alta de los trabajadores, frente a los datos desfasados de TC2 y TA2.
- Automático y programado: sin complicaciones y sin necesidad de realizar tareas repetitivas.
- Soporte técnico: en caso de dudas o posibles incidencias, damos soporte gratuito a través de teléfono y lo dejamos solucionado en el momento.
Durante 2025, el ITA diario ha pasado de ser una buena práctica a convertirse, en muchos entornos, en un elemento casi imprescindible, especialmente para trabajos temporales, no rutinarios o con interferencias entre empresas.
El INSST ha reforzado la idea de que el Informe de Trabajadores en Alta es una herramienta de gestión preventiva, no un simple registro.
Coordinación de actividades empresariales: más allá del cumplimiento formal
En 2025, la coordinación de actividades empresariales ha dejado de entenderse como un trámite administrativo para convertirse en un proceso vivo, especialmente en sectores con alta concurrencia como industria, logística, construcción o servicios externalizados.
Las claves que han marcado el año han sido:
- Identificación clara de roles: empresa titular, principal, contratistas y subcontratistas.
- Evaluación específica de riesgos concurrentes, no genérica.
- Comunicación efectiva de instrucciones preventivas antes y durante los trabajos.
Este enfoque ha sido especialmente relevante en inspecciones de trabajo, donde se ha valorado no solo la existencia de documentos, sino su coherencia con la actividad real.
Automatización de procesos: una palanca clave para una CAE eficaz
Uno de los aprendizajes más claros que deja la CAE en 2025 es la importancia de automatizar procesos para garantizar una coordinación de actividades empresariales realmente eficaz. La gestión manual de la documentación, el control del ITA diario o la validación individual de cada requisito no solo incrementan la carga administrativa, sino que elevan el riesgo de errores, retrasos y falta de trazabilidad.
La automatización permite aplicar criterios homogéneos, asegurar la vigencia documental, generar alertas preventivas y disponer de evidencias claras ante inspecciones o auditorías. Más allá de la eficiencia, automatizar la CAE significa ganar fiabilidad preventiva, liberar tiempo para la supervisión real del trabajo y alinear la gestión documental con la operativa diaria, que es precisamente lo que las directrices del INSST vienen reclamando de forma consistente.
Validación documental: de acumular papeles a garantizar fiabilidad
Otro de los grandes aprendizajes de la CAE en 2025 ha sido la evolución de la validación documental. El enfoque ha cambiado claramente:
Antes:
- Cuantos más documentos, mejor.
Ahora:
- Documentos adecuados, vigentes y coherentes con el trabajo real.
En 2025 se ha puesto el foco en:
- Vigencia y actualización de la documentación.
- Correspondencia real entre formación, aptitudes médicas y tareas asignadas.
- Responsabilidad de quien valida, no solo de quien aporta el documento.
Esto ha impulsado el uso de plataformas digitales de CAE, pero también ha evidenciado que la tecnología solo es eficaz si va acompañada de criterios claros y personal formado.
Qué nos deja la CAE en 2025
A modo de síntesis, 2025 nos deja varias conclusiones claras:
- La CAE ya no se puede gestionar de forma improvisada.
- El ITA diario se consolida como herramienta clave de control operativo.
- La validación documental gana peso como garantía preventiva, no como archivo.
- La automatización se posiciona como un factor diferencial para una CAE eficaz.
- El INSST impulsa una coordinación más práctica, trazable y alineada con la realidad del trabajo.
Las empresas que han entendido este cambio no solo han reducido riesgos, sino también conflictos, paralizaciones y problemas en inspecciones.
Mirando a 2026: expectativas y próximos retos
De cara a 2026, todo apunta a una mayor exigencia en la evidencia práctica de la coordinación de actividades empresariales. Las tendencias que ya se vislumbran son claras:
- Más peso del control diario y en tiempo real frente a la documentación estática.
- Mayor responsabilidad de empresas titulares y principales.
- Integración de la CAE con otros sistemas (calidad, medio ambiente, compliance).
- Uso más intensivo de automatización, datos e inteligencia para demostrar cumplimiento.
Si 2025 ha sido el año de la consolidación, 2026 será el de la exigencia. Quien haya construido una CAE sólida, basada en procesos reales y apoyada en sistemas eficientes, estará mejor preparado para lo que viene.
La CAE en 2025 nos deja una lección clara: coordinar no es cumplir por cumplir, sino proteger a las personas que comparten un mismo espacio de trabajo. Ese seguirá siendo el verdadero reto en 2026.
