Gestión documental en papel: costes, residuos y sostenibilidad en juego
¿Cuánto crees que gasta tu empresa en los trámites burocráticos?
La documentación en papel es algo que se utiliza cada vez menos; sin embargo, y aunque no es el único medio a utilizar en la mayoría de las empresas en la actualidad y se suele optar por soluciones más respetuosas con el medio y más prácticas, lo cierto es que sigue teniendo bastante peso.
¿Cuántos duplicados de documentos se realizan para actualizar o por errores? ¿Cuántas copias destinadas a terceros para acabar en un archivador sin ser usado bajo ninguna circunstancia, solo conservados para una posible inspección?
Todo genera un impacto, y en una sociedad cada vez más competitiva y que cada vez más se alinea con objetivos sostenibles, lo que desequilibre la balanza a nuestro favor para conseguir formalizar un contrato de servicio puede ser la reputación o la conformidad con alguna norma UNE, por ejemplo.
El impacto ambiental de la gestión documental empieza a ser un factor clave para muchas organizaciones que quieren mejorar su posicionamiento frente a clientes, socios o auditorías.
La transformación digital ya no es solo una cuestión de modernidad o eficacia en la gestión, sino que puede suponer un factor relevante en las relaciones con otras empresas. Un número de empresas cada vez mayor integran la CAE digital no solo para agilizar procesos, sino para alinearse con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), directrices de la norma ISO 14001, Reglamento EMAS y los principios del Pacto Verde Europeo, considerando cómo puede conformar una herramienta inestimable para reducir la huella ecológica y facilitar el cumplimiento con dicha normativa medioambiental.
¿Qué implica la digitalización?
Digitalizar reduce la huella ambiental, eso está claro. Tanto en los desplazamientos necesarios para realizar las entregas del material, el espacio necesario para su almacenaje y la correcta gestión del material que queda obsoleto y se convierte en residuos.
Estándares como la ISO 14001 nos invitan a tener muy controlados los impactos ambientales derivados de nuestra actividad, incluso en tareas tan rutinarias como la gestión de documentos. Si reducir el papel y los desplazamientos no es un buen ejemplo de eso, ¿entonces qué lo es?
Además, digitalizar también ayuda a cumplir con algo que cada vez se valora más: poder demostrar de forma clara y medible qué estamos haciendo por el medio ambiente. Justo eso es lo que impulsa el Reglamento EMAS, que anima a las empresas a ser más transparentes y a comunicar sus avances en sostenibilidad con datos.
Estándares como la ISO 14001 también nos invitan a tener muy controlados los impactos ambientales derivados de nuestra actividad, incluso en tareas tan rutinarias como la gestión de documentos. Las plataformas CAE permiten hacerlo fácilmente: se puede calcular cuántas impresiones se han evitado, cuántos trayectos ya no son necesarios o cuánta energía se ahorra al dejar de usar impresoras, papel y almacenamiento físico.
El impacto ambiental de la gestión documental se puede medir con más precisión gracias a estas herramientas digitales, que permiten cuantificar y demostrar el compromiso real de una empresa con la sostenibilidad.
Por otra parte, desde que se aprobó en España la Ley de Cambio Climático y Transición Energética, todas las empresas tienen una responsabilidad aún más clara en la reducción de emisiones. Usar menos papel o evitar desplazamientos innecesarios no son cambios anecdóticos: son pasos reales hacia una forma de trabajar más limpia, más moderna y, además, alineada con lo que la ley espera.
Y como guinda, todo esto también suma en el camino hacia los Objetivos de Desarrollo Sostenible, especialmente en lo que tiene que ver con el consumo responsable (ODS 12) y la acción por el clima (ODS 13).
Muchas empresas ya han comprobado estos beneficios. Acciona, por ejemplo, logró reducir más del 60 % de su consumo de papel en proyectos donde aplicó plataformas CAE digitales. Iberdrola las ha integrado en su sistema de sostenibilidad para reforzar su compromiso con el medio ambiente.
Recordemos que el proceso de impresión depende de otros elementos como máquinas impresoras, tinta… El papel implica más de lo que parece a primera vista.
En resumen, pasar del papel al entorno digital en la gestión documental es una de esas decisiones que mejoran el presente operativo de la empresa y su futuro ambiental al mismo tiempo. Y lo mejor: no requiere grandes inversiones ni cambios traumáticos. Solo hace falta querer dar el paso.
Digitalizar para reducir el impacto ambiental: conclusiones clave
El impacto ambiental de la gestión documental ya no es una preocupación secundaria. Las empresas deben rendir cuentas no solo económicas, sino también ambientales.
Reducir papel, evitar desplazamientos y mejorar el control documental no son solo mejoras operativas: son decisiones que se traducen en menos emisiones, menos residuos y mayor transparencia ambiental.
¿Y tú, ya estás usando tu gestión documental como herramienta de sostenibilidad… o sigues acumulando papeles?
FUENTES Y ENLACES DE INTERÉS:
ISO 14001:2015 – Sistemas de gestión ambiental. International Organization for Standardization.
Reglamento EMAS (CE nº 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo).
Ley 7/2021, de 20 de mayo, de Cambio Climático y Transición Energética (España).
Objetivos de Desarrollo Sostenible, Naciones Unidas. https://sdgs.un.org/goals
Acciona (2022). Memoria de Sostenibilidad 2022.
Iberdrola (2023). Política de medio ambiente y cadena de suministro sostenible.
Foto de Kennst du schon die «Umkreisel»: https://www.pexels.com/es-es/foto/gusanos-eyeview-de-arboles-verdes-957024/
