¿Qué es la CAE?
Comencemos recordando que la CAE es una obligación legal que tiene como objetivo garantizar la seguridad y salud de todas las personas que coinciden en un mismo centro de trabajo, aunque pertenezcan a empresas distintas.
Se trata de un proceso de intercambio de información y planificación conjunta para prevenir riesgos derivados de la concurrencia de actividades.
¿Cuándo se aplica con visitas externas?
Es frecuente que algunas empresas condicionen la aplicación de la CAE a la existencia de un contrato formal con la empresa o profesional que accede a sus instalaciones. Sin embargo, la obligación de cumplir con la legislación en prevención de riesgos laborales y sus principios fundamentales aplica siempre, independientemente de la existencia de una relación contractual entre las partes.
Dicho esto, en el caso de visitas externas, cada organización debe evaluar y definir qué medidas preventivas son necesarias según el tipo de actividad que se vaya a realizar. No todas las visitas requieren un procedimiento formal de coordinación, pero sí será imprescindible activarlo cuando la empresa visitante realice tareas que impliquen riesgos para su propio personal, para los trabajadores del propio centro o para el entorno de trabajo.
¿Hay que hacer CAE con las visitas externas? Dependerá del tipo de actividad que se realice, pero como norma general, si hay riesgos, la respuesta será afirmativa.
Algunos ejemplos de visitas que sí requieren CAE son:
- Tareas de mantenimiento o reparación.
• Instalación de maquinaria, sistemas o infraestructuras.
• Auditorías o inspecciones técnicas con acceso a zonas de riesgo.
• Servicios de limpieza industrial.
• Obras menores o trabajos de construcción.
En cambio, para visitas de carácter comercial, administrativo, formativo o de supervisión sin exposición a riesgos, suele ser suficiente con aplicar medidas básicas como el control de accesos, el registro de entrada y la entrega de la información necesaria en materia de prevención (normas internas, instrucciones de emergencia, etc.).
Claves para una gestión eficaz de la CAE
- Planifica con antelación
Conoce con antelación el propósito de la visita, quiénes asistirán, qué tareas realizarán y dónde. Esto te permitirá evaluar los riesgos y determinar el nivel de coordinación necesario.
¿Hay que hacer CAE con las visitas externas? Solo si existe posibilidad de exposición a riesgos en las tareas a realizar. - Solicita la documentación necesaria
Antes de permitir el acceso, es importante verificar que la empresa externa cumple con la normativa en materia de prevención. Esto puede incluir documentos como:
• Evaluación de riesgos específicos del trabajo a realizar.
• Formación en prevención y acreditación del personal.
• EPIs necesarios.
• Certificados médicos si procede, seguro de responsabilidad civil, o alta en la Seguridad Social. - Comparte los riesgos de tus instalaciones
Como empresa titular del centro de trabajo, debes informar a los visitantes sobre los riesgos existentes en las zonas que van a ocupar: medidas de emergencia, normas de seguridad y procedimientos de actuación. - Registra la coordinación
Toda la información compartida debe quedar documentada. Puedes usar plataformas digitales de CAE o plantillas en papel, siempre que la documentación esté disponible y actualizada. - Supervisa y acompaña si es necesario
En trabajos de riesgo, conviene designar a un responsable de supervisión o acompañamiento que garantice el cumplimiento de las medidas preventivas durante la visita.
Herramientas útiles para la CAE
Hoy en día existen soluciones digitales que facilitan la gestión de la CAE: plataformas como Metacontratas permiten subir documentación, firmar acuerdos, planificar accesos y hacer seguimiento en tiempo real.
Si tu empresa recibe muchas visitas técnicas o trabaja con múltiples contratas, invertir en estas herramientas puede suponer un gran ahorro de tiempo y mejora en el cumplimiento normativo.
¿Hay que hacer CAE con las visitas externas? Con una herramienta adecuada, el proceso se simplifica y se adapta al tipo de visita.
Recuerda que la Coordinación de Actividades Empresariales no debe verse como un trámite burocrático, sino como una herramienta clave para proteger a todas las personas que trabajan o visitan tus instalaciones. Aplicar una gestión ordenada, proporcional al tipo de visita, es la mejor manera de prevenir incidentes y cumplir con la normativa.
