Esta semana, vamos a ver qué ventajas aporta nuestro Software MetaContratas frente a otras soluciones existentes para gestionar la documentación que surge de la Coordinación de Actividades Empresariales.
Ya sabemos que existen soluciones que nos ayudan a llevar a cabo esta tarea, facilitando el intercambio de documentación, y permitiendo un control integral de la misma, para que podamos asegurarnos de que, todas las empresas que subcontratamos cuentan con la documentación requerida, correcta y vigente.
Pero, ¿quieres conocer qué funcionalidades y ventajas te aporta MetaContratas?
En primer lugar, debes saber que con MetaContratas como con otras herramientas de gestión, se suprime el intercambio documental por correo electrónico. Cada empresa subcontratada tendrá unas claves para acceder directamente a la documentación que debe aportar.
Más allá de esta función, MetaContratas aporta múltiples ventajas con respecto a otras herramientas, entre las que se encuentran:
VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
MetaContratas cuenta con un cualificado equipo de técnicos de prevención que se encargan de verificar toda la documentación que las subcontratas aportan, siguiendo los criterios establecidos por el cliente. Así mismo, prestamos soporte telefónico a todos los usuarios de la plataforma, resolviendo dudas tanto del uso de la plataforma como de la documentación. Así, podrás olvidarte de todo; tu única tarea será la de comprobar el estado de la documentación de las empresas y empleados que subcontratas.
ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN POR COLORES
Una de las principales ventajas que nos ofrece MetaContratas es la facilidad de visualizar el estado de la documentación. A través de un sistema de colores, podrás saber en qué estado está cada documento, y en función del conjunto de documentos de cada elemento, podrás ver el estado final del mismo. Para ello se utilizan los siguientes colores:
- Verde: se utiliza cuando un documento cumple con los requisitos establecidos y está vigente en fecha. Cuando un empleado o una empresa tiene todos los documentos correctos aparecerá también en verde.
- Naranja: se utiliza cuando un documento está subido, pero está pendiente de validar.
- Rojo: se utiliza cuando un documento está incorrecto, expirado o no se ha subido. Cuando un empleado o una empresa tiene todos o algún documento incorrecto, aparecerá en rojo.
De esta forma podrás comprobar, a simple vista, si las empresas o empleados cumplen con los requisitos para acceder a tus centros de trabajo o no.
PREVISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
En MetaContratas puedes visualizar los documentos sin necesidad de descargarlos en tu ordenador. Esto resulta especialmente útil para las personas encargadas de validar la documentación, ya que se pueden desplazar de un documento a otro de manera rápida y sencilla.
AUTOMATIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Existen ciertos documentos, como son algunos documentos de la Seguridad Social y Hacienda, que son procesados automáticamente por MetaContratas.
Esto aporta dos ventajas principales: en primer lugar, los documentos quedan validados y asignados a los empleados que corresponden automáticamente, sin necesidad de ser validados por un gestor; en segundo lugar, oculta información excesiva, ya sea económica o de empleados que no trabajan para el cliente en cuestión.
INFORMES
Una de las funcionalidades más útiles es la exportación de informes. MetaContratas te permite obtener informes del estado de la documentación en una hoja Excel, en la que aparecen todos los documentos que se solicitan tanto a empresas, como a empleados y máquinas, mostrando su estado (verde o rojo en función de si está correcto o no), así como la fecha de vigencia.
Además, tienes la opción de descargar la documentación de dos formas:
- A través de enlaces en la misma hoja Excel, que te permite visualizar cada documento sin necesidad de acceder a la plataforma.
- Por carpetas, ordenadas por empresas y empleados.
De esta manera, podrás enviar, de manera sencilla, la documentación de tus empresas y empleados subcontratados a terceros, sin que éstos tengan que acceder a la plataforma.
APLICACIÓN PARA SMARTPHONE Y TABLET
En MetaContratas contamos con una APP desarrollada tanto para Android como iOS, que ofrece múltiples funcionalidades a los usuarios, pudiendo acceder a la información desde cualquier lugar. Gracias a la APP de MetaContratas podrás:
- Escanear los códigos QR de las tarjetas de los empleados para consultar el estado de su documentación y fichar los accesos.
- Ver el estado de toda la documentación, tanto de las empresas como de los empleados y máquinas.
- Visualizar documentos.
- Subir documentos haciéndoles una foto con tu Tablet o Smartphone.
DOCUMENTACIÓN ACTUAL E HISTÓRICA
MetaContratas es una aplicación que nos ayuda a tener almacenada y ordenada toda la documentación en la nube, para que esté accesible desde cualquier lugar. Además de la documentación vigente, siempre tendrás disponible la documentación histórica, es decir, podrás visualizar todos los documentos que se han ido subiendo a la plataforma a lo largo del tiempo. De esta forma, podrás tener un control absoluto sobre la documentación de las empresas y empleados.
AVISOS AUTOMÁTICOS PROGRAMABLES
Otra funcionalidad muy útil de la plataforma son los avisos automáticos programables. A través de MetaContratas, los usuarios recibirán avisos automáticos programables para avisar qué documentación ha expirado o está a punto de expirar. Así mismo, el gestor podrá configurar todos los avisos que considere necesarios para llevar una eficaz gestión de la documentación.
Gracias a todas estas funcionalidades, MetaContratas te ayuda a gestionar de manera eficaz toda la documentación en materia de Coordinación de Actividades Empresariales. Con MetaContratas ahorrarás tiempo y dinero.
Descubre todas estas funcionalidades y muchas más en nuestra web www.metacontratas.com o llámanos al 910 05 05 05 sin ningún compromiso e infórmate de todas las ventajas de MetaContratas.
